Zacznijmy od rozróżnienia na maile nieformalne i formalne. Maile nieformalne w biznesie zwykle wysyłamy do osób, które znamy na stopie koleżeńskiej, z którymi często współpracujemy i są na podobnym poziomie w hierarchii firmowej. W takim przypadku możemy sobie pozwolić na swobodny ton, skróty, akronimy, nieformalne powitania i zakończenia (Hi!, Hey!, Hello!, Bye!, Take care!) a nawet emotikony.

W sytuacji gdy nie znamy adresata, jest to pierwszy kontakt, adresat jest na wyższym stanowisku lub piszemy w sprawie urzędowej taka swoboda już nie przejdzie. I właśnie takimi mailami zajmiemy się bardziej szczegółowo, gdyż to one zwykle sprawiają nam więcej kłopotu i kusi nas wsparcie się Google Translate (co prawie nigdy nie jest dobrym pomysłem ;))

Jak dobrze zacząć?

Mamy tu trzy opcje w zależności od sytuacji:

• Dear Sir/ Madam – Szanowny Panie/ Pani
• Dear Mr Brown – Szanowny Panie Brown
• To whom it may concern – do tego, kogo dotyczy (zwrot do zainteresowanych danym zagadnieniem, np. urzędników)

Najbardziej efektywnie jest zwracać się personalnie, do konkretnej osoby, czyli opcja środkowa. Przy czym warto pamiętać o jednej rzeczy, gdy adresatem jest kobieta – skrót Mrs przed nazwiskiem sugeruje, że adresatka jest zamężna. Jeżeli tego nie wiemy, należy użyć skrótu neutralnego Ms. I jeszcze jedna ważna rzecz, po Mr lub Ms w języku angielskim możemy użyć jedynie nazwiska danej osoby, nigdy imienia (co jest powszechne w języku polskim).

Przed treścią właściwą w mailach formalnych należy jasno sprecyzować dlaczego piszemy. Tu przydadzą nam się poniższe zwroty:

• I am writing with reference/regards to… – Piszę w związku z…
• I am writing to inform you… – Piszę by poinformować…
• I am writing to express my concern… – Piszę by wyrazić zaniepokojenie…
• I am interested in… – Jestem zainteresowany…
• I am writing to enquire about… – Piszę by zapytać o…
• Would it be possible for you to send me…? –  Czy mogliby Państwo wysłać nam…?
• I am writing to express my dissatisfaction with… – Piszę by wyrazić niezadowolenie z
• With reference to our last conversation… – W nawiązaniu do naszej ostatniej rozmowy…

Jak dobrze rozwinąć?

W dalszej części klarownie i przejrzyście wyjaśnij czego oczekujesz pisząc tą wiadomość.
Dobrze jest stosować akapity do poszczególnych tematów, a nawet wypunktowanie, które sprawi, że treść będzie bardziej czytelna i adresatowi łatwiej będzie się do niej odnieść. Pamiętaj, że jest to mail formalny więc unikamy form skróconych i emotikonów. Przydatne zwroty w tej części maila to:

• I am attaching… – Załączam…
• Please look over the draft… – Proszę przejrzyj szkic…
• I look forward to discussing with you further… – z niecierpliwością czekam na dalszą rozmowę z Tobą…
• As requested… – Jak prosiłeś/łaś…

Jak dobrze zakończyć?

Przed ostatecznym zakończeniem możesz dodać kilka uprzejmych zwrotów końcowych, np.:

• If you have any questions, please do not hesitate to inform me. – Jeśli masz jakieś pytania, proszę poinformuj mnie.
• Thank you for your help. – Dziękuję za Twoją pomoc.
• I would be grateful if you could help me with this matter. – Byłbym wdzięczny za pomoc w tej sprawie.
• I look forward to hearing from you. – Czekam na odpowiedź.
• Thank you for your consideration. – Dziękuje za Twoja uwagę.

Na samym końcu należy się podpisać. Przed swoim imieniem i nazwiskiem możesz wybrać jedną z opcji:

• Best regards,
• Sincerely,
• Thank you,
• Yours faithfully,

Pamiętaj, że treść powinna być jasna i przejrzysta, a także poprawna gramatycznie i stylistycznie. Dlatego też zanim klikniesz “send” sprawdź proszę dobór słów i poprawność treści.

Mam nadzieję, że dzięki powyższym wskazówkom napisanie maila w pracy będzie dla ciebie lekkie, łatwe i przyjemne. Gdybyś jednak miał/a pytania co do konkretnego maila, który chcesz wysłać do klienta/urzędu/szefa możesz się do mnie odezwać w ramach mojej usługi Pogotowie Językowe – szybkie i krótkie porady w różnych sytuacjach językowych (dla moich Klientów – bezpłatnie) najlepiej przez Messenger lub email. Do napisania! 🙂